Częstotliwość szkoleń BHP pracowników biurowych nie wynika wyłącznie z nazwy stanowiska. Znaczenie mają rodzaj szkolenia, warunki wykonywania pracy oraz ocena ryzyka zawodowego, która może wpływać zarówno na zakres instruktażu, jak i zastosowanie wyjątków od szkolenia okresowego. Na tej podstawie można właściwie ustalić, kiedy szkolenie jest wymagane i jaki zakres powinno obejmować.
Szkolenie wstępne BHP przed rozpoczęciem pracy biurowej
Szkolenie BHP dla pracowników biurowych online musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika biurowego do pracy. Obejmuje instruktaż ogólny oraz stanowiskowy, a jego zakres powinien odpowiadać konkretnemu stanowisku i warunkom pracy.
Instruktaż ogólny zapoznaje pracownika z podstawowymi przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, regulacjami prawa pracy, przepisami przeciwpożarowymi oraz zasadami udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy dotyczy zagrożeń i czynników środowiska pracy występujących na danym stanowisku, oceny ryzyka zawodowego, sposobów ochrony przed zagrożeniami oraz bezpiecznych metod wykonywania pracy. W przypadku pracy biurowej jego zakres zależy od rzeczywistej organizacji stanowiska i warunków pracy, może więc obejmować także procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych i ewakuację.
Pracownik może rozpocząć pracę dopiero po ukończeniu wymaganych części szkolenia wstępnego. Instruktaż stanowiskowy jest związany z konkretnym stanowiskiem, dlatego nie można zastąpić go wyłącznie ogólnym omówieniem zasad BHP.
Instruktaż ogólny i stanowiskowy
Instruktaż ogólny obejmuje podstawowe zasady BHP, informacje z zakresu prawa pracy, przepisy przeciwpożarowe oraz zasady udzielania pierwszej pomocy. Dotyczy ogólnych reguł obowiązujących w zakładzie pracy. Zgodnie z podanym zakresem trwa co najmniej 2 godziny.
Instruktaż stanowiskowy odnosi te zasady do rzeczywistych warunków wykonywania pracy. Obejmuje zagrożenia i czynniki środowiska pracy występujące na danym stanowisku, ocenę ryzyka zawodowego, sposoby ochrony przed zagrożeniami oraz bezpieczne metody pracy. W biurze jego zakres zależy od organizacji stanowiska i warunków pracy, dlatego nie powinien być automatycznie taki sam dla każdego pracownika administracyjno-biurowego.
Instruktaż stanowiskowy jest wymagany w szczególności wobec osób narażonych na czynniki szkodliwe lub uciążliwe, a także pracowników przenoszonych na stanowiska, na których takie czynniki występują. Może dotyczyć również osoby wykonującej pracę na kilku stanowiskach — wtedy trzeba uwzględnić specyfikę każdego z nich. Czas tej części szkolenia wynosi od 2 do 8 godzin, zależnie od branży i przygotowania zawodowego.
Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego: pierwszy termin i kolejne odnowienia
Pracownik administracyjno-biurowy powinien odbyć pierwsze szkolenie okresowe do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.
Dla pracowników administracyjno-biurowych okres ważności szkolenia wskazano jako 6 lat. Nie jest to jednak termin bezwzględny w każdym przypadku, ponieważ częstotliwość szkoleń może zależeć od kategorii ryzyka i wyników oceny ryzyka zawodowego.
- Pierwsze szkolenie okresowe: do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku innym niż kierownicze.
- Kolejne szkolenia: co 6 lat w typowym przypadku pracownika administracyjno-biurowego, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z kategorii i oceny ryzyka.
- Zakończenie szkolenia: szkolenie okresowe kończy się egzaminem, a jego zdanie potwierdza wydanie zaświadczenia.
Szkolenie okresowe służy utrwaleniu i aktualizacji wiedzy z zakresu BHP. Przy planowaniu kolejnego terminu trzeba więc uwzględnić nie tylko nazwę stanowiska, lecz także warunki wykonywania pracy.
Wyjątki od obowiązku szkolenia okresowego pracownika biurowego
Pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony z okresowego szkolenia BHP, jeżeli przeważający rodzaj działalności pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka zawodowego nie wyższej niż trzecia, a udokumentowana ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność przeprowadzenia szkolenia. Sama nazwa stanowiska ani biurowy charakter pracy nie przesądzają o zastosowaniu wyjątku.
- Sprawdź przeważający rodzaj działalności pracodawcy: znaczenie ma przypisana mu kategoria ryzyka, a nie wyłącznie charakter pracy wykonywanej przy biurku.
- Przeanalizuj ocenę ryzyka zawodowego: jeżeli wynika z niej konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego, zwolnienie nie ma zastosowania.
- Uwzględnij stanowisko: wyjątek nie dotyczy pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.
- Sprawdź aktualną kategorię ryzyka: gdy wzrośnie powyżej trzeciej, zwolnienie nie obejmuje już pracowników administracyjno-biurowych.
Przed zastosowaniem wyjątku pracodawca powinien zestawić klasyfikację swojej przeważającej działalności z aktualną, udokumentowaną oceną ryzyka dotyczącą konkretnego stanowiska i warunków pracy. Jeśli nie są spełnione oba warunki zwolnienia, należy zaplanować szkolenie okresowe.
Ocena ryzyka zawodowego a częstotliwość i zakres szkolenia
Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy służy identyfikacji zagrożeń oraz określeniu potrzeb i zakresu szkolenia BHP. Przy ustalaniu tematyki pracodawca powinien uwzględnić rzeczywiste warunki wykonywania pracy, a nie tylko zakwalifikowanie stanowiska jako administracyjno-biurowego.
W zależności od wyników szkolenie może obejmować między innymi:
- ergonomię i organizację stanowiska;
- oświetlenie i hałas;
- zasady bezpiecznego poruszania się i organizację przestrzeni;
- pierwszą pomoc oraz ewakuację.
Dobór tych tematów zależy od rzeczywistych warunków danego stanowiska. Nie wszystkie wymienione zagadnienia muszą wystąpić w każdym biurze, a ocena ryzyka nie zastępuje szkolenia. Może natomiast wskazać potrzebę rozszerzenia jego zakresu lub zmiany akcentów.
Zmiana warunków pracy lub zidentyfikowanych zagrożeń może wpłynąć zarówno na zakres tematyczny szkolenia, jak i na możliwość zastosowania wyjątku od szkolenia okresowego.
Forma, zakres i dokumentowanie szkoleń BHP w biurze
Szkolenie okresowe może mieć formę kursu, seminarium albo samokształcenia kierowanego. Program opracowuje pracodawca lub jednostka szkoleniowa na podstawie właściwych ram programowych, dostosowując go do specyfiki stanowiska pracy.
| Element organizacji | Znaczenie praktyczne |
|---|---|
| Forma szkolenia okresowego | Kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane. |
| Zakres programu | Tematyka oparta na właściwych ramach programowych i dostosowana do stanowiska pracy. |
| Czas i finansowanie | Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. |
| Potwierdzenie szkolenia wstępnego | Karta szkolenia wstępnego potwierdzająca odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego. |
| Potwierdzenie szkolenia okresowego | Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wydawane po zdaniu egzaminu. |
| Miejsce przechowywania | Dokumenty dołącza się do akt osobowych pracownika. |
Karta szkolenia wstępnego i zaświadczenie po szkoleniu okresowym to różne dokumenty. Karta potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, natomiast zaświadczenie dokumentuje ukończenie szkolenia okresowego po zdaniu egzaminu. Oba dokumenty przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Forma online nie jest uniwersalnie dopuszczalna dla wszystkich elementów szkolenia. W czasie stanu epidemii dopuszczano elektroniczną formę części szkoleń wstępnych, z wyjątkami dotyczącymi instruktażu stanowiskowego. Sposób realizacji trzeba więc oceniać z uwzględnieniem rodzaju szkolenia i jego wymaganych elementów.
